Cách sắp xếp chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán chính xác

Lượt xem: 158

Ngày đăng: 11/06/2017

Cách sắp xếp chứng từ kế toán, một phần thể hiện con người của bạn: Bạn có cẩn thận không? Bạn có ngăn nắp không? Bạn có khoa học không?…

Bạn làm thế nào để phòng kế toán của mình nhìn thấy ngăn nắp và khoa học nhất. Làm thế nào để khi tìm lại một chứng từ mà không phải mất quá nhiều thời gian nghĩ xem nó nằm ở nơi nào. Làm thế để cán bộ thuế xuống kiểm tra doanh nghiệp bạn, khi họ hỏi chứng từ gì bạn lấy ngay và giải trình được cái đó. Làm thế nào để đối chiếu, soát xét chứng từ chính xác nhất….Có thể với bạn cách sắp xếp như thế này là khoa học, nhưng với người khác thì như thế kia mới là khoa học. Đây là kinh nghiệm cũng như là kỹ năng của từng người làm kế toán, tính cẩn thận của từng người.

(Bài viết mang tính chất tham khảo về cách sắp xếp chứng từ kế toán, bạn có thể áp dụng và sửa đổi, bổ sung theo doanh nghiệp mình)

1/ Cách sắp xếp Chứng từ kế toán:

Hàng tháng (quý) bạn phải kê khai thuế GTGT đầu vào đầu ra trên tờ khai 01/GTGT kèm theo bảng kê bán ra mẫu 01-1/GTGT và bảng kê mua vào 01-2/GTGT (từ năm 2015 bạn không phải làm 2 bảng kê này). Như vậy để tiện cho kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa kế toán và thuế thì bạn nên sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp cho cơ quan thuế hàng tháng (quý).

Từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh bạn nên kẹp tuần tự chứng từ liên quan đến nghiệp vụ đó, ví như:

+ Phiếu thu (giấy báo có) từ bán hàng hóa, nghiệm thu bàn giao công trình kẹp cùng Hóa đơn bán ra, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa (thương mại), biên bản nghiệm thu (xây dựng), biên bản xác nhận khối lượng, bảng quyết toán khối lượng nếu có, kẹp theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng (nếu có).

+ Phiếu chi (giấy báo nợ) từ việc mua hàng, nhận bàn giao kẹp cùng với Hóa đơn mua vào và phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, giấy đề nghị thanh toán, kèm theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, đơn đặt hàng, thanh lý (nếu có).

+ Nếu bán chịu cần kẹp Hóa đơn bán hàng với phiếu kế toán và phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, nghiệm thu, kèm theo hợp đồng, thanh lý (nếu có)….

+ Các chứng từ liên quan đến ngân hàng (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) bạn có thể sắp xếp riêng một tập để tiện kiểm tra đối chiếu với ngân hàng hoặc xếp chung với các nghiệp vụ đầu vào đầu ra ở trên

+ Các chứng từ liên quan đến xuất kho cho sản xuất, yêu cầu xuất vật tư, lệnh xuất vật tư…

+ Cách sắp xếp chứng từ kế toán về tiền Lương:

- Bảng chấm công hàng tháng.

- Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó.

- Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có …..

- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi.

- Tất cả có ký tá đầy đủ.

+ Các chứng từ khác bạn có thể lưu, sắp xếp ở một file riêng.

+ Các chứng từ là tem vé (kích thước nhỏ) bạn nên kẹp riêng thành 1 tệp hoặc dán nhiều tem vé vào những tờ A4 theo từng tháng để tránh thất lạc.

+ Cách sắp xếp chứng từ kế toán Tạm ứng:

- Dự toán chi đã được Kế toán trưởng – BGH ký duyệt.

- Giấy đề nghị tạm ứng.

- Phiếu chi tiền.

+ Hoàn ứng:

- Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc: hóa đơn nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng, vé xe,…), phiếu thu tiền ứng thừa hoàn lại (nếu có). Phiếu chi ứng thêm (nếu có), giấy đi đường… (Chú ý phần đi công tác phải phù hợp với quy chế công tác phí)
=> Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

+ Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ, có thể kẹp ở ngay đầu bộ chứng từ là tờ khai GTGT, bảng kê bán ra, mua vào thuế GTGT (photo) để tiện mỗi lần kiểm tra.

+ Bạn có thể kẹp đầu ra riêng, đầu vào riêng và các chứng từ khác riêng, hoặc sắp xếp theo trình tự thời gian. Điều này tùy thuộc vào bạn.

Cách sắp xếp chứng từ kế toán (Nguồn: webketoan)

2/ Cách sắp xếp Hồ sơ khai thuế.

Bạn nên tạo các file theo dõi riêng cho từng loại thuế gồm:

- Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng/quý,

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý,

- Tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý

- Các tờ khai thuế khác (nếu có): Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, XNK, phí, lệ phí….

- Báo cáo tài chính năm (CĐPS, CĐKT, KQKD, LCTT, TMTC),

- Hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN.

Kèm theo từng loại tờ khai là các chứng từ nộp thuế, giấy nộp tiền NSNN (nếu có), biên bản vi phạm hành chính (nếu có)

3/ In Sổ sách, bảng biểu kế toán.

Bạn cần in những sổ sách kế toán có số liệu tồn và phát sinh trong kỳ.

- Sổ nhật ký chung.

- Sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán.

- Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ của từng đối tượng.

- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.

-  Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm.

- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh.

- Sổ chi tiết các tài khoản khác.

- Thẻ tính giá thành….

- Thẻ kho.

- Sổ cái các tài khoản phát sinh.

- Sổ/thẻ TSCĐ.

- Bảng theo dõi khấu hao TSCĐ, tình hình tăng giảm TSCĐ.

- Bảng theo dõi phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước.

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho.

- Bảng tổng hợp thanh toán với người mua, người bán.

- Bảng tính giá thành sản phẩm, công trình.

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa….

- Bảng phân bổ chi phí mua hàng nhập kho.

- Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.

- Bảng cân đối số phát sinh.

…..
- Toàn bộ chứng từ đã nhập cần được đánh số tăng dần, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi in ra và có đầy đủ chữ ký.

- Các bảng biểu, sổ sách của các đơn vị đặc thù khác.

- Khi in bìa bạn nên in cả bìa ngoài, bìa trong (để ký)…

4/ Sắp xếp các loại hợp đồng, hồ sơ.

- Hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng kinh tế cần được sắp xếp đầy đủ, đầu ra riêng, đầu vào riêng, sắp xếp theo từng năm.

- Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng….

- Hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ (nếu có).

- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: Hệ thống thang bảng lương, hợp đồng lao động, quy chế tiền lương, thỏa ước lao động, giấy ủy quyền quyết toán thay, bản đăng ký người phụ thuộc, bản cam kết 23…phải có chữ ký đầy đủ.

- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương, nghỉ việc….

- Thủ tục bảo hiểm.

- Hồ sơ đặc thù khác…

5/ Công văn đi, đến.

Lưu công văn cũng là một phần việc rất quan trọng, thường cái này thuộc bộ phận văn thư, nhưng nếu là công ty nhỏ thì kế toán cũng kiêm luôn việc này. Các công văn đi và đến cần được sắp xếp riêng theo trình tự thời gian, lưu cẩn thận, nhất là các công văn liên quan đến thuế. Bạn nào chưa có kinh nghiệm về soạn công văn, giấy tờ thông báo, đánh số công văn thì nên trang bị ngay.

6/ Hồ sơ pháp lý công ty.

Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (nếu được): Đăng ký kinh doanh, chứng nhận mẫu dấu, điều lệ công ty, giấy đề nghị thành lập, biên bản họp, biên bản góp vốn….

7/ Kiểm tra chứng từ và hạch toán.

(Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học giúp quá trình kiểm tra chứng từ của bạn nhanh hơn).

- Kiểm tra đối chiếu các hóa đơn đầu ra đầu vào với bảng kê bán ra, mua vào.

- Kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan đến ngân hàng với sổ chi tiết tiền gửi và sổ phụ ngân hàng,

- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng phải thu, phải trả, các khoản tạm ứng.

- Kiểm tra hồ sơ nhân viên đầy đủ.

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán.

- Kiểm tra hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (định khoản).

- Kiểm tra chứng từ theo từng hợp đồng, công trình….

- Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật.

8/ Đối chiếu sổ sách kế toán:

+ Trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản:

- Tổng Bên Nợ và Tổng Bên Có phải bằng nhau ở cả 3 thời điểm: Đầu kỳ, phát sinh và cuối kỳ.

- Tổng PS bên Nợ = Tổng PS bên Có = Tổng PS ở Nhật ký chung.

- Các tài khoản đầu 1,2 không có số dư bên Có trừ một số TK như 131, 138, 214, các TK dự phòng…

- Các tài khoản đầu 3, 4 không có số dư bên Nợ trừ một số TK như 331, 338, 421….

- Các tài khoản từ đầu 5 đến 9 không có số dư.

+ Cuối kỳ chúng ta phải đối chiếu số liệu giữa sổ cái các tài khoản liên quan với số liệu của các tài khoản tương ứng đã tổng hợp được trên bảng cân đối số phát sinh, ví dụ:
- Sổ cái TK 111 khớp với sổ quỹ, khớp với số liệu của TK 111 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản.

- Sổ cái TK 112 khớp với sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê ngân hàng, khớp với số liệu của TK 112 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản.

- Sổ cái TK 334 khớp với số liệu tài khoản 334 trên bảng cân đối số phát sinh.

- Sổ chi tiết 334 từng tháng khớp với bảng thanh toán tiền lương từng tháng.

- Sổ cái TK 242 khớp với số liệu tương ứng của TK này trên bảng cân đối số phát sinh. Số dư nợ đầu kỳ TK 242 bằng giá trị còn lại của tài khoản này ở thời điểm đầu năm trên Bảng phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước. Số dư nợ cuối kỳ của TK 242 bằng giá trị còn lại của tài khoản này trên Bảng phân bổ công cụ dụng cụ và chi phí trả trước ở thời điểm lập báo cáo.

- Sổ cái TK 214 khớp với số liệu tài khoản 214 trên bảng cân đối số phát sinh. Số dư Có đầu kỳ TK 214 bằng Giá trị đã khấu hao trên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Số dư Có cuối kỳ TK 214 bằng Giá trị phân bổ lũy kế trên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.

- Sổ cái các TK kho 152, 155, 156 khớp với các bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn tương ứng. Tổng hợp NXT từng vật tư, hàng hóa khớp với Thẻ kho tương ứng.

+ Hàng tháng/quý số liệu các TK 133, 3331 khớp với tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý:
- Số dư Nợ đầu kỳ TK 133 hàng tháng/quý bằng chỉ tiêu 22 trên tờ khai 01/GTGT hàng tháng/quý. Số dư Nợ cuối kỳ TK 133 bằng với chỉ tiêu 43 trên tờ khai 01/GTGT hàng tháng/quý.

- Số dư Có cuối kỳ TK 3331 hàng tháng/quý bằng với chỉ tiêu 40 trên tờ khai 01/GTGT tháng/quý.

….

9/ Báo cáo tài chính.

- Bảng cân đối kế toán phải đảm bảo Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn. Cần chú ý các tài khoản lưỡng tính thường sẽ có 2 chỉ tiêu trên CĐKT liên quan đến nó. Các chỉ tiêu có dấu sao (*) được ghi âm. Nhưng cũng có một số chỉ tiêu không có dấu sao mà vẫn ghi âm, ví dụ như chỉ tiêu lợi nhuận nếu bị lỗ.

- Bảng Báo cáo kết quả kinh doanh cần đảm bảo chỉ tiêu 60: Lợi nhuận sau thuế TNDN bằng với số dư TK 4212 trên CĐPS tại thời điểm lập báo cáo. Đặc biệt chú ý trường hợp DN có các khoản giảm trừ doanh thu hoặc điều chỉnh doanh thu, chi phí….

- Bảng Lưu chuyển tiền tệ cần đảm bảo chỉ tiêu 70: Tiền và tương đương tiền cuối năm bằng với chỉ tiêu 110 trên Cân đối kế toán.

- Thuyết minh tài chính cần giải trình chính xác. Các bạn chú ý trên 3 biểu báo cáo trên đều có cột "Thuyết minh" và những mã số thuyết minh trong các cột đó được giải trình ở Thuyết minh tài chính này.

 

Nguồn: http://vaa.com.vn/cach-sap-xep-chung-tu-ke-toan-khoa-hoc-thuan-tien/

 

 

CÁC BÀI VIẾT CÙNG CHUYÊN MỤC